La monitorización IT impacta de forma directa

Si los gestores de las compañías fuesen más conscientes del impacto que cualquier acción de mejora en las tareas de sus departamentos IT tiene sobre la competitividad de su compañía, probablemente los proyectos de estos departamentos ocuparían un lugar preponderante en los planes estratégicos de la compañía y en particular en la digitalización y automatización de procesos y productos.

En todos los ámbitos de funcionamiento de las compañías (producto, proceso, equipos, dirección y ventas, mantenimiento, informática, servicios auxiliares, etc.) se pueden realizar medidas e inversiones específicas que mejoran los valores de coste, calidad, flexibilidad y posibilidades evolutivas. Se intuye, y es obvio que con las inversiones en cada ámbito, la compañía mejora sus resultados, es decir, se aplica el que “si mejoran las partes, mejora el todo”.

¿Cuál es el inconveniente?

Esta forma de proceder es perfectamente válida, pero tiene el inconveniente de que para priorizar las inversiones hay que estimar los ahorros en tiempo y dinero en cada ámbito afectado, sin llegar a valorar el efecto final conseguible para la compañía. El efecto final tanto en cada ámbito, como para la compañía, se medirá al final de la implantación de la mejora. Además, este proceder, puede provocar que haya ámbitos que nunca serán prioritarios para las inversiones de mejora, ya que por su poco peso relativo (poco ahorro) no resultan interesantes para la compañía. Y sin embargo puede darse que el efecto final sobre los resultados de la compañía podría ser muy importante.

Por ello, es deseable buscar parámetros que permitan valorar el impacto de cualquier acción de mejora, en la competitividad global de la compañía. Así, el efecto sobre el parámetro “plazo de entrega de producto y servicios” seguramente sea la mejor forma de valorar si una mejora tiene un efecto positivo sobre el negocio, ya que detrás de la disminución de este parámetro siempre hay una mejora del servicio y respuesta al cliente, de los costes de producción y del propio producto y una liberación de recursos para invertir en la compañía.

¿Qué parámetros tener en cuenta?

El parámetro “plazo” se compone de los tiempos necesarios para realizar las diferentes tareas de diseño, fabricación, venta y entrega de los productos y servicios de la compañía. Con los siguientes ejemplos se ve enseguida la relación entre el plazo y la competitividad:

• Si los departamentos de IT, con sus procedimientos de trabajo, mejoran y evitan paradas y malos funcionamientos en los sistemas y usuarios críticos, de los que depende que la compañía esté en producción, se aumenta la disponibilidad de dichos sistemas y por ende, aumenta el tiempo de producción de la compañía, prácticamente manteniendo los costes.

Esto significa que si se está en producción más tiempo, se obtienen más productos en menos plazo y se necesitarán menos stocks, menos recursos por unidad de producción y menos financiación para cumplir con la demanda del mercado.

• Si en los departamentos IT se mejora un proceso de trabajo, por ejemplo corrigiendo precozmente posibles pérdidas de rendimiento en los sistemas críticos, de los que depende que la compañía esté al 100% en producción, se evitan esperas, pérdidas de tiempo y micro-paradas y por tanto, aumenta la disponibilidad de dichos los sistemas y por ende, aumenta el tiempo de producción de la compañía, prácticamente manteniendo los costes.

Tareas de los departamentos IT

Mirando al departamento IT como un productor de servicios para su compañía, las tareas que realiza se pueden clasificar en dos grupos con diferente importancia para el negocio:

• Tareas estratégicas, de alto valor y que tienen una incidencia directa e importante sobre el negocio, es decir los productos de la compañía.
• Tareas no estratégicas, auxiliares y de escaso valor para la compañía porque no tienen una incidencia significativa sobre el negocio.

Se puede afirmar que las tareas estratégicas son las que tienen un efecto directo y positivo sobre el parámetro “plazo necesario para entregar los productos a los clientes”, al igual que sería también estratégica la infraestructura que soporta o es destinataria de dichas tareas.

Los departamentos IT tienen que ser un ámbito prioritario para la implantación de proyectos de transformación digital, sobre todo afectando a sus tareas estratégicas que son las que impactan directamente en el plazo y la competitividad del negocio.

Para ello es necesario definir e interiorizar qué tareas son estratégicas para el desarrollo del negocio y diseñar los proyectos de digitalización para estas tareas. De forma casi inmediata surge la necesidad de implantar un proyecto de monitorización utilizando dinámicamente los datos de funcionamiento de los servicios e infraestructuras IT, y donde los procesos y tareas que surjan de este proyecto de monitorización vayan sustituyendo las actuales formas de trabajo.

Estas nuevas tareas son más digitales, son cambiantes y pueden evolucionar de forma continua, muchas de ellas son automatizables, tiene mucho más sentido preventivo, se relacionan fácilmente con el tiempo real y los resultados obtenidos y, en definitiva, suponen la práctica modernización de los departamentos IT.

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